tugas pegawai adm. perkantoran

Tugas Pegawai Administrasi Kantor

Untuk menjadi pegawai administrasi perkantoran tentu diperlukan berbagai kemampuan yang mesti dipelajari. Meski tugas pegawai administrasi perkantoran di setiap perusahaan bervariasi, tetapi terdapat beberapa kemampuan utama yang perlu dilatih seorang pegawai administrasi perkantoran, salah satunya yang terpenting adalah komunikasi dan organisasi.

Berikut beberapa tugas utama seorang pegawai administrasi perkantoran yang perlu diperhatikan:

1. Menjawab telepon

Kemampuan ini sangat penting dimiliki pegawai administrasi perkantoran. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan profesional lainnya. Mungkin penelepon juga akan menanyakan berbagai hal terkait seperti alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan yang lain.

2. Penjadwalan

Sebagai seorang pegawai administrasi kantor, Anda mungkin akan bertanggung jawab atas penjadwalan pertemuan dan acara perusahaan. Anda juga kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau keseluruhan staf. Misalnya dalam pengaturan jadwal janji dengan klien atau merencanakan pertemuan staf mingguan. Dalam situasi tertentu bukan tidak mungkin Anda juga akan merangkap tugas sebagai asisten pribadi sehingga memungkinkan Anda juga mengurusi pemotong rumput atau pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan untuk bos Anda.

3. Komunikasi

Pekerjaan sebagai Administrator kantor membuat Anda harus sering berbicara di banyak situasi atas nama atasan Anda. Karena itu Anda harus memiliki kemampuan intrapersonal yang baik agar dapat menjadi pembicara yang baik dan meyakinkan. Komunikasi yang dimaksudkan antara lain adalah komunikasi langsung, komunikasi melalui telepon, faks, danemail.

4. Entri Data

Bergantung pada profesi dan perusahaan, Anda mungkin akan bertanggungjawab untuk membuat dan memelihara lembar kerja atau memasukkan informasi ke dalam databasperusahaan. Misalnya Anda seorang administrator kantor sebuah perusahaan konstruksi, maka mungkin Anda akan bertugas menyimpan data mengenai suplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan rinci mengenai informasi konsumen seperti nama, alamat,  nomor kontak dan alamat email serta catatan layanan.

5. Pengorganisasi

Ini adalah kategori paling inklusif dan bisa jadi paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan.

Seputar Pengertian Manajemen administrasi perkantora nmerupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, dimana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

Deskripsi pekerjaan seorang pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Pegawai administrasi bertanggung jawab buat operasionalisasi organsasai dan tugas yang terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumberdaya manusia sampai menyeimbangkan asset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan dari oraganisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab buat melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi organisasi.

Tugas seorang administrasi perkantoran memang menjadi multi tasking , selain harus menjalankan administrasi juga menjadi interaksi baik dengan karyawan dan juga pemilik perusahaan. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai administrasi keuangan?

1. Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan inspeksi kualitas kerja.
2. Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan buat memastikan semua pekerjaan sinkron dengan standar, anggaran dan peraturan lembaga.
3. Pegawai administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya buat mengenalkan karyawan baru pada institusi.
4. Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudia akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.
5. Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan evaluasi dan penilaian secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.
6. Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.
7. Pegawai administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab buat membuat rekomendasi-rekomendasi krusial pada manajemen dan juga menangani kegiatan-kegiatan spesifik dengan perusahaan.
8. Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan estimasi pengeluaran tahunan dan menuliskan aturan belanja perusahaan.
9. Tugas pegawai administrasi perkantoran ialah sebagai media antara karyawan dan perusahaan buat membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya. Tugasnya juga buat berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada taraf paling tinggi dari organisasi dan berkerja buat mempertahankan kedekatan kerja sama yang efektif dalam organisasi.
10. Pegawai adminsitrasi perkantoran melakukan serangkaian fungsi sekertaris buat komite atau organisasi. Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh seorang administrasi perkantoran ialah kemampuan bekerja sendiri dan bekerja dalam sebuah tim. Orangnya harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik lisan maupun tulisan, harus mampu berfungsi sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan.Pengalaman dan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh orang tersebut buat menjadi pegawai administrasi perkantoran ialah gelar sarjana dalam manajemen dan pengetahuan mengenai peraturan ketenaga kerjaan dan juga harus melek komputer. Beberapa tahu pengalaman sebelumnya akan menjadi nilai tambah bagi manajemen.

Cr : http://tashamanagement.blogspot.co.id/2014/01/tugas-dan-deskripsi-pekerjaan.html

http://www.okupasi.com/blog/tugas-administrasi-perkantoran/