Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal

Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal

A. Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal

      Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip tahun merupakan komponen utama dan dijadikan sebagai kode laci, bulan sebagai kode guide, sedangkan tanggal dijadikan kode folder.

      Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.

      Pada filing sistem tanggal tidak diperlukan adanya daftar klasifikasi, karena petugas arsip terlah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu bulan. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu lembaga/organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, sistem filingnya sudah harus diganti dengan menggunakan sistem filing yang memadai dan sesuai dengan kegiatannya.

B. Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal 

Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi :

1. Filing Cabinet 

       Yaitu lemari tempat menyimpan arsip). Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode          laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa            diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.

2. Guide 

      Kertas /karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga                 deretan arsip). Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka           guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun.

3. Map (folder)

      Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide                     berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366).

4. Kotak Sortir

      Berupa kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip. Disiapkan sesuai kebutuhan.

5. Kartu Indeks 

      Yaitu kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip. Disiapkan bila                   diperlukan

6. Buku Arsip 

      Buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan. Disiapkan sesuai kebutuhan.